Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencję obrotów i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących w obowiązujących terminach, zgodnie z art.111 ust.4 ustawy o VAT, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 50% jej ceny (bez podatku VAT), nie więcej jednak niż 2.500 zł.

Odliczenie wydatków odbywa się na warunkach określonych w §7, §8 ,§9  rozporządzenia Min.Fin. z 25.06.2007r., tj. gdy:

a)  nastąpiła zapłata całej należności z tytułu nabycia kasy i podatnik posiada dowód zapłaty,

b)  podatnik złożył w urzędzie skarbowym zgłoszenie , o którym mowa w § 8 ust.1 rozporządzenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania

c)  stosowane kasy, spełniają określone odrębnymi przepisami (rozporządzeniem Min.Fin. z dnia 4 lipca 2002r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunki stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. Nr 108, poz.948)

d)  podatnik rozpoczął ewidencjonowanie nie póżniej niż w obowiązującym jego terminie

e)  podatnik złożył zawiadomienie o miejscu instalacji kasy wymagane na podstawie przepisów dotyczących kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników.

Odliczenia wydatków dokonuje się w rozliczeniu VAT:

- za m-c rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie przy zastosowaniu zakupionej kasy rejestrującej, lub za m-ce  następujące po tym m-cu,

- w przypadku tzw. małych podatników – w rozliczeniu za kwartał, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za następujące kwartały.

Wydatek może być odliczony w całości w przypadku gdy w deklaracji podatkowej występuje zobowiązanie do wpłaty na rachunek urzędu skarbowego, ale nie więcej niż do wysokości kwoty zobowiązania.

W przypadku, gdy w deklaracji VAT kwota podatku naliczonego jest wyższa lub równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

a)  25%  kwoty przysługującej podatnikowi do odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem – przy rozliczeniu (składaniu deklaracji) za okresy m-czne,

b)  50%  kwoty określonej wyżej (pod lit.a) – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

Prawo do ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej mają również podatnicy wykonujący czynności wyłącznie zwolnione z VAT lub korzystający ze zwolnień podmiotowych (art.113 ust.1 i 9). W ich przypadku zwrot wydatku dokonuje urząd skarbowy na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25 dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika (art.111 ust.5 ustawy o VAT).

We właściwym urzędzie skarbowym podatnik jest obowiązany złożyć:

- przed obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania – pisemne oświadczenie o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania do ewidencjonowania. W przypadku podatników , którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę,zgłoszenie może być dokonane na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy zgodnie z przepisami dotyczącymi kryteriów i warunków, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatników, o ile zawiadomienie to zostało złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

- w przypadku fiskalizacji kasy – w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji, zgłoszenia tej kasy w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy (wzór w załączniku nr 3 do cyt. wyżej rozporządzenia Min.Fin. z dn. 04.07.2002r.).

Zwrot ulgi z tyt.zakupu kasy rejestrującej, jest dokonywany na wniosek podatnika, który powinien zawierać : imię i nazwisko lub nazwę firmy, dane adresowe oraz NIP , a w przypadku podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami-dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką  oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki , w której zainstalowano kasę.

Do wniosku należy dołączyć:

a)  dane określające adres i nazwę podmiotu świadczącego usługi serwisowe, który dokonał fiskalizacji kasy,

b)  informacji o numerze rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu

c)  fotokopię świadectwa legalizacji taksometru, w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób taksówkami osobowymi i bagażowymi  

d)  oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy wraz z dowodem zapłaty 

UWAGA: Kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunki stosowania tych kas przez podatników (także ich obowiązki dotyczące zgłoszenia kas do urzędu skarbowego i zaprzestania użytkowania kas) określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002r. w sprawie j.w. (Dz.U. Nr 108, poz.948).